Auto z wypożyczalni to najprostszy sposób na pełną mobilność w wielu sytuacjach, w których nie możemy skorzystać z własnego pojazdu lub nie odpowiada on naszym aktualnym potrzebom. Wynajem samochodu sprawdzi się w przypadku, gdy nasz pojazd został uszkodzony w wypadku lub stłuczce, czeka w warsztacie na dostawę potrzebnej części lub został skradziony. Wypożyczone auto to także sposób na wyjazd w większym gronie, rodzinne wakacje czy podróż służbową. Przyda się także osobom, które na co dzień nie korzystają z samochodu i potrzebują auta tylko na pewien czas np. podczas przeprowadzki, dojazdów na rehabilitację, czy wybierającym się w miejsce, gdzie nie można dotrzeć komunikacją publiczną.
Wypożyczenie samochodu wiąże się jednak z pewnymi formalnościami, które, choć bardzo ograniczone i nieskomplikowane są niezbędne. Jednym z dokumentów, który musi zostać przy takiej okazji podpisany, jest protokół zdawczo-odbiorczy samochodu. Sprawdźmy, jaka jest jego rola i co powinno się w nim znaleźć.
Dlaczego protokół zdawczo-odbiorczy będzie potrzebny przy wynajmowaniu auta?
Wypożyczenie auta wiąże się z zawarciem umowy między klientem a wypożyczalnią. Firma, która ją prowadzi, zobowiązuje się do udostępnienia określonego auta na jasno sprecyzowanych zasadach, a klient do zapłacenia umówionej kwoty, której wysokość może zależeć od klasy auta, ilości przejechanych kilometrów, a także okresu, przez jaki będzie trwał wynajem. Wzajemnych obowiązków jest jednak zazwyczaj więcej. Wypożyczalnia może np. zadeklarować, że w razie usterki dostarczy inny pojazd czy gwarantuje, iż dostarczane auto jest sprawne i gotowe do jazdy. Wynajmujący zgadza się odebrać pojazd w określonym w umowie miejscu, a także zwrócić go we wskazanym terminie.
Wśród czynności, które powinny być wykonane przy okazji zawierania umowy najmu pojazdu, znajdują się też kwestie związane z ubezpieczeniem samochodu. Klient wypożyczalni jest zapoznawany z zakresem polisy i zasadami jej działania – ważne są tu różne wyłączenia odpowiedzialności m.in. przy prowadzeniu auta pod wpływem zabronionych prawem substancji czy rażącej niedbałości przejawiającej się pozostawieniem otwartego i niezabezpieczonego pojazdu.
Ponieważ samochód ma najczęściej sporą wartość, a naprawy bywają kosztowne i długotrwałe, wypożyczalnia samochodów stara się także dobrze zabezpieczyć swoje interesy. Najczęściej stosowanym sposobem jest nakładanie na wynajmującego obowiązku pokrycia strat, które będą się wiązały z uszkodzeniami pojazdu wskutek nieostrożnej czy niedbałej eksploatacji, zniszczeniem lub zgubieniem wyposażenia albo zabrudzeniem wnętrza. Dla ustalenia, czy do pogorszenia stanu auta doszło w czasie, gdy samochód był używany przez wynajmującego, konieczne jest precyzyjne ustalenie jego stanu, zarówno w momencie wypożyczania, jak i przy jego zwrocie. Wszystkie informacje tego typu są wpisywane do protokołu zdawczo-odbiorczego.
Co musi się znaleźć w protokole zdawczo-odbiorczym przy wypożyczaniu samochodu?
Protokół zdawczo-odbiorczy to zapis stanu auta w momencie, kiedy jest ono przekazywane klientowi, a także wówczas, gdy zwraca on pojazd po zakończeniu okresu najmu. Do dokumentu są wpisywane wszystkie zauważone usterki, braki, zabrudzenia i inne odstępstwa od stanu określonego w zawieranej z wypożyczalnią umowie. Zawiera ona najczęściej zapis, w którym wskazuje, na dodatkowe elementy zainstalowane w aucie czy takie, które wykraczają poza wyposażenie obowiązkowe. W protokole powinny się więc znaleźć wszystkie dostrzeżone niezgodności, a także uwagi, jeżeli stan pojazdu odbiega od zadeklarowanego, np. pojazd jest brudny, niezatankowany, na tapicerce znajdują się plamy.
Podczas wypożyczenia auta każdy klient powinien bardzo szczegółowo zapoznać się ze stanem pojazdu i sprawdzić, czy są w nim wszystkie elementy, które są wymienione w umowie, od koła zapasowego po np. bagażnik dachowy, o ile miał być zamontowany. Konieczne będzie także sprawdzenie czystości i stanu wnętrza. Należy zawsze zażądać wpisania do protokołu dostrzeżonych zarysowań, wgnieceń czy innych defektów karoserii. W dokumencie powinny się też znaleźć niezbędne informacje, jeśli jakieś zniszczenia znajdują się na felgach albo szybach. Należy także sprawdzić działanie wszystkich urządzeń montowanych w pojeździe.
Choć wypożyczalnie dbają o swoje auta, to może się zdarzyć, że do wydania klientowi zostanie przygotowane auto z uszkodzeniami, których nie zauważono wcześniej. Choć takie sytuacje należą do rzadkości, to jedynie wpisanie ich do protokołu odbiorczego uchroni wynajmującego przed późniejszą odpowiedzialnością.
Równie ważne będzie dopilnowanie, by przy zdawaniu auta treść protokołu była zgodna ze stanem faktycznym. W razie różnicy zdań na temat istnienia określonych uszkodzeń sposobem na dochodzenie swoich racji będzie zrobienie zdjęć dokumentujących stan konkretnego podzespołu. Warto pamiętać, że pracownicy wypożyczalni mają duże doświadczenie w kontrolowaniu stanu oddawanego auta, dlatego cała procedura jest wykonywana szybko. Jeśli wypożyczający dbał o pojazd zgodnie z tym, do czego się zobowiązał, podpisanie protokołu będzie jedynie formalnością.